إجراءات الإبتعاث

  بعد حصول المرشح للإبتعاث على القبول من إحدى المؤسسات التعليمية الموصى بها يتم تقديم طلب الابتعاث إلكترونيا عبر بوابة المبتعث والموجودة على موقع الجامعة حيث يتم تعبئة الحقول الفارغة بالمعلومات المناسبة وإرفاق المستندات المطلوبة ثم تسليم هذا الطلب إلى الرئيس المباشر (رئيس القسم) لعرضه على مجلس القسم وبعد الموافقة وإعتماد المحضر يتم إرساله إلى عميد الكلية لعرضه على مجلس الكلية ، وبعد الموافقة واعتماد المحضر من صاحب الصلاحية يتم إرساله إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي والذي بدوره يحيل هذا الطلب إلى إدارة الإبتعاث ليتم التأكد من صحة الإجراءات واستيفاء الشروط وإرفاق كافة المستندات المطلوبة ، ثم يتم إرساله لأمين اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب لعرضه على اللجنة وبعد الموافقة يتم إرساله للمشرف على إدارة الإبتعاث والاستقطاب لإرساله إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي والذي بدوره يرفعه لمعالي مدير الجامعة ليعتمده نيابة عن مجلس الجامعة ، وكل ذلك يتم إلكترونيا عن طريق برنامج انجاز.

يعتبر الضمان المالي أحد الشروط الأساسية لحصول المرشح للابتعاث على قبول للدراسة بالجامعات الخارجية حيث يعتبر ضمان قانوني للمؤسسات التعليمية في الخارج لتسديد مستحقاتها المالية وذلك كون الدراسة في الخارج برسوم دراسية. وتتولى جامعة الملك خالد دفع هذه الرسوم الدراسية لمبتعثيها وكذلك  كل ما يحتاج إليه المبتعثون من مصاريف معيشية لهم ولإفراد أسرهم بواسطة الملحقيات الثقافية السعودية في بلدان الابتعاث .

الضمان المالي هو عبارة عن خطاب رسمي تصدره إدارة الإبعثات باللغة الإنجليزية ويتضمن المعلومات الاساسية للمبتعث وتشمل : اسم المرشح للابتعاث ، الدرجة العلمية التي يرغب دراستها التخصص العام والدقيق للمبتعث ، اسم دولة الابتعاث ، اسم المؤسسة التعليمية المبتعث لها. ويوضح في الضمان المالي إلتزام الجامعة بدفع كافة المصاريف المالية التي يحتاج إليها المبتعث وأفراد أسرته الذين يرافقونه في مقر البعثة. ويوضح كذلك في الضمان المالي أن الجهة المسؤولة عن المبتعث وعن دفع المصاريف المالية هي الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث وأن جميع الفواتير يجب إرسالها إلى عنوان الملحقية الموضح في خطاب الضمان المالي ليتم صرفها .

 

        لذا يجب على أي مرشح للابتعاث الحرص على تقديم طلب الضمان مالي من إدارة البعثات حتى ولو كان حاصلاً على قبول مسبقاً وذلك لاستكمال الإجراءات المذكورة آنفا وحتى لا تتأخر إجراءات ابتعاثه ، حيث أن هذه الإجراءات قد تستغرق وقتاً يصل في بعض الأحيان الشهرين أو الثلاثة أشهر.

بإمكان المرشح للابتعاث الحصول على أكثر من ضمان مالي ولأكثر من دوله إلا أنه يجب عليه مراعاة الملاحظات الاتية:-

·         التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي سيتم مراسلتها من ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة ​من قبل وزارة التعليم ، وذلك بالدخول على موقع الوزارة والبحث في قائمة الجامعات الموصى بها ، وذلك حتى لا يتفاجأ المرشح للإبتعاث بعد عناء المراسلات وتحمل التكاليف المالية التي تتطلبها تلك المراسلات وتلك المؤسسات برفض طلب الابتعاث لأن القبول من مؤسسة تعليمية غير موصى بها من قبل الوزارة.

·         توصي إدارة الابتعاث المرشح للابتعاث بترك فترة زمنية كافية بين تاريخ الحصول على القبول وتاريخ بدء الدراسة وذلك حتى يتمكن من استكمال كافة إجراءات الابتعاث والسفر إلى مقر الدراسة وكذلك إنهاء إجراءات الوصول وفتح ملف بالملحقية وعمل الترتيبات اللازمة للسكن وتسجيل الأبناء بالمدارس. حيث أن هذا الاجراء قد يغيب عن أذهان بعض المرشحين للابتعاث مما قد يسبب لهم كثير من المشاكل والتي قد تتسبب في إلغاء البعثة في حال عدم إكتمال إجراءات الإبتعاث أو الوصول الى مقر الدراسة في الوقت المناسب.

إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني أن إجراءات الابتعاث انتهت ، بل يعتبر إنتهاء لمرحلة وبداية مرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث والحصول على أمر الإركاب. وفي هذه المرحلة يقوم المرشح للابتعاث باستكمال الآتي :

وينبغي أن يعلم المبتعث أن تحديد موعد السفر مهم جداً ، حيث يترتب عليه إصدار القرار التنفيذي للابتعاث، وإذا صدر القرار فلا بد من السفر إلى مقر الدراسة قبل مرور ثلاثة أشهر من تاريخ صدوره أو التاريخ المحدد بالقرار، فإن لم يصل المبتعث إلى مقر الدراسة خلال الثلاثة الأشهر يعتبر القرار لاغياً . وقد نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على : " يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار " ولذلك فإن إدارة الإبتعاث بالجامعة لا تقوم بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث إلا في حدود اسبوع من موعد السفر الذي يحدده المبتعث بناءً على تاريخ بدء الدراسة الموضح في خطاب القبول ، حيث يقوم الموظف المختص بالإدارة بإستكمال كافة الإجراءات المتعلقة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث وتزويد الجهات المختصة بصورة من هذا القرار بما في ذلك الملحقية الثقافية في بلد الابتعاث.