الوصول إلى مقر البعثة وفتح ملف بالملحقية

ينبغي ألا تزيد المدة ما بين وصول المبتعث إلى مقر البعثة وبين تاريخ بدء الدراسة عن شهر واحد لأنه لا يبدأ الصرف عليه إلا قبل بداية الدراسة بشهر وذلك حسب نص المادة التاسعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات : "يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا تزيد المدة بين تاريخ وصوله وبداية دراسته عن شهر واحد ". كما يجب أن لا يتاخر المبتعث عن الوصول إلى مقر البعثة عن ثلاثة أشهر من تاريخ صدور القرار التنفيذي لابتعاثه حتى لا يتم إلغاء قرار بعثته وذلك حسب ما ورد بالمادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات والتي تنص على أن : " يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويُلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار". فإذا وصل المبتعث إلى مقر البعثة فإن عليه أن يبلغ الملحقية الثقافية السعودية بوصوله ويزودهم بالأوراق والمستندات المطلوبة لفتح ملف خاص به ليتم تعيين مشرف دراسي له ومنحه الضمان المالي للمؤسسة التعليمية وبطاقة الضمان الطبي والبدء في استكمال إجراءات صرف مستحقاته المالية .

أهم المستندات المطلوبة لفتح ملف المبتعث من قبل الملحقيات :

1. صورة جواز السفر وجوازات سفر الأسرة المرافقة له مع صور لختم دخول البلد .
2. تأشيرة الدخول .
3. صورة خطاب القبول الحاصل عليه من المؤسسة التعليمية في بلد الابتعاث .
4. صورة قرار الابتعاث الصادر من جامعة الملك خالد .
5. صورة بطاقة الأحوال أو كرت العائلة للمرافقين .
6. صور شخصية .
7. شيك ملغى لحسابه البنكي ببلد الابتعاث لتتمكن الملحقية الثقافية من إرسال المخصصات المالية إلى البنك مباشرة .

تنبيه هام :

  لا يشترط الذهاب للملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث ، وإنما يتم طلب فتح ملف للمبتعث  إلكترونيا عن طريق برنامج سفير https://safeer.moe.gov.sa/sites/student/SInterested/Pages/OpenFile.aspx  من أي مكان فيالابتعاث وإرفاق المستندات المطلوبة. كما ينبغي على المبتعث عند وصوله إلى مقر البعثة أن يقوم بتسجيل جواز سفره في القنصلية السعودية إما بالمراجعة الشخصية أو بواسطة البريد، وتزويدهم بعنوانه وأرقام هواتفه لمساعدته عند الحاجة .