إجراءات الإبتعاث

- إجراءات الإبتعاث

        في حالة الحصول المرشح للابتعاث على قبول من احدى المؤسسات التعليمية الموصى بها ،

فإن إدارة الابتعاث توصي مرة أخرى بالتأكد من أن المؤسسة التعليمية التي تم الحصول على قبول

منها ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة من قبل وزارة التعليم وموصى بالدراسة بها ، لأنه ربما

تم إيقاف الابتعاث إليها أثناء فترة البحث عن القبول. فإذا تم التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي تم

الحصول على قبول منها موصى بها ، وتم استيفاء كافة الشروط ، هنا يتقدم المرشح للإبتعاث

بصورة من القبول الذي حصل عليه إلى الرئيس المباشر مع طلب عرض للإبتعاث على المجالس

المختصة (مجلس القسم ومجلس الكلية) وذلك لأخذ الموافقة ليتم استكمال بقية إجراءات الابتعاث .

 

خطوات تقديم طلب الابتعاث :

 

        بعد الحصول المرشح للإبتعاث على القبول من إحدى المؤسسات التعليمية الموصى بها يتم

تقديم طلب الابتعاث إلكترونيا عبر بوابة المبتعث والموجودة على موقع الجامعة حيث يتم تعبئة

الحقول الفارغة بالمعلومات المناسبة وإرفاق المستندات المطلوبة ثم تسليم هذا الطلب إلى الرئيس

المباشر (رئيس القسم) لعرضه على مجلس القسم وبعد الموافقة وإعتماد المحضر يتم إرساله إلى

عميد الكلية لعرضه على مجلس الكلية ، وبعد الموافقة واعتماد المحضر من صاحب الصلاحية يتم

إرساله إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي والذي بدوره يحيل هذا الطلب إلى إدارة

الإبتعاث ليتم التأكد من صحة الإجراءات واستيفاء الشروط وإرفاق كافة المستندات المطلوبة ، ثم يتم

إرساله لأمين اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب لعرضه على اللجنة وبعد الموافقة يتم إرساله للمشرف

على إدارة الإبتعاث والاستقطاب لإرساله إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي والذي

بدوره يرفعه لمعالي مدير الجامعة ليعتمده نيابة عن مجلس الجامعة ، وكل ذلك يتم إلكترونيا عن

طريق برنامج انجاز.

 

- إجراءات الضمان المالي : 

يعتبر الضمان المالي أحد الشروط الأساسية لحصول المرشح للابتعاث على قبول للدراسة بالجامعات

الخارجية حيث يعتبر ضمان قانوني للمؤسسات التعليمية في الخارج لتسديد مستحقاتها المالية وذلك

كون الدراسة في الخارج برسوم دراسية. وتتولى جامعة الملك خالد دفع هذه الرسوم الدراسية

لمبتعثيها وكذلك  كل ما يحتاج إليه المبتعثون من مصاريف معيشية لهم ولإفراد أسرهم بواسطة

الملحقيات الثقافية السعودية في بلدان الابتعاث .

          والضمان المالي هو عبارة عن خطاب رسمي تصدره إدارة الإبعثات باللغة الإنجليزية ويتضمن

المعلومات الاساسية للمبتعث وتشمل : اسم المرشح للابتعاث ، الدرجة العلمية التي يرغب دراستها

التخصص العام والدقيق للمبتعث ، اسم دولة الابتعاث ، اسم المؤسسة التعليمية المبتعث لها.

ويوضح في الضمان المالي إلتزام الجامعة بدفع كافة المصاريف المالية التي يحتاج إليها المبتعث

وأفراد أسرته الذين يرافقونه في مقر البعثة. ويوضح كذلك في الضمان المالي أن الجهة المسؤولة عن

المبتعث وعن دفع المصاريف المالية هي الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث وأن جميع

الفواتير يجب إرسالها إلى عنوان الملحقية الموضح في خطاب الضمان المالي ليتم صرفها .

أهمية الضمان المالي:

  1. تسهيل حصول المرشح للابتعاث على قبول من المؤسسات التعليمية الخارجية لأنه يعد ضمانة مالية لها.

  2. رفع اسم المرشح للابتعاث إلى وزارة التعليم لأخذ الموافقة المبدئية على الإبتعاث ، والتي بدونها لا يمكن أن يتم استكمال إجراءات الإبتعاث مهما كان الأمر . وهذا الإجراء تقوم به إدارة الإبتعاث عند اعطاء المرشح للإبتعاث خطاب الضمان المالي .

  3. لا تعتمد الملحقية الثقافية السعودية بكندا خطاب القبول الحاصل عليه المرشح من أحدى الجامعات الكندية ما لم يكن لديها تعميد من وزارة التعليم ، ولذلك فإن إدارة الإبتعاث بمجرد اعتماد خطاب الضمان المالي تقوم بإرسال خطاب إلى الإدارة العامة لشؤون البعثات بالوزارة توضح فيه اسم المرشح للابتعاث والدرجة التي يرغب دراستها والتخصص العام والدقيق ونوع الدراسة وتطلب تعميد الملحقية الثقافية السعودية بكندا باعتماد القبول الذي سيحصل عليه وأن التكاليف المالية ستحول إلى حساب الوزارة حسب النظام المتبع.

        لذا يجب على أي مرشح للابتعاث الحرص على تقديم طلب الضمان مالي من إدارة البعثات حتى ولو كان حاصلاً على قبول مسبقاً وذلك لاستكمال الإجراءات المذكورة آنفا وحتى لا تتأخر إجراءات ابتعاثه ، حيث أن هذه الإجراءات قد تستغرق وقتاً يصل في بعض الأحيان الشهرين أو الثلاثة أشهر.

- تنبيه مهم : 

بإمكان المرشح للابتعاث الحصول على أكثر من ضمان مالي ولأكثر من دوله إلا أنه يجب عليه مراعات

الملاحظات التالية :

  • التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي سيتم مراسلتها من ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة ​من قبل وزارة التعليم ، وذلك بالدخول على موقع الوزارة والبحث في قائمة الجامعات الموصى بها ، وذلك حتى لا يتفاجأ المرشح للإبتعاث بعد عناء المراسلات وتحمل التكاليف المالية التي تتطلبها تلك المراسلات وتلك المؤسسات برفض طلب الابتعاث لأن القبول من مؤسسة تعليمية غير موصى بها من قبل الوزارة.

توصي إدارة الابتعاث المرشح للابتعاث بترك فترة زمنية كافية بين تاريخ الحصول على القبول وتاريخ

بدء الدراسة وذلك حتى يتمكن من استكمال كافة إجراءات الابتعاث والسفر إلى مقر الدراسة وكذلك

إنهاء إجراءات الوصول وفتح ملف بالملحقية وعمل الترتيبات اللازمة للسكن وتسجيل الأبناء

بالمدارس. حيث أن هذا الاجراء قد يغيب عن أذهان بعض المرشحين للابتعاث مما قد يسبب لهم كثير

من المشاكل والتي قد تتسبب في إلغاء البعثة في حال عدم إكتمال إجراءات الإبتعاث أو الوصول الى

مقر الدراسة في الوقت المناسب.

 

- إصدار القرار التنفيذي للإبتعاث : 

إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني أن إجراءات الابتعاث انتهت ، بل يعتبر إنتهاء لمرحلة وبداية

مرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار

التنفيذي للابتعاث والحصول على أمر الإركاب.

وفي هذه المرحلة يقوم المرشح للابتعاث باستكمال الآتي :

  • تحديد موعد السفر

  • تحديد خط السير

  • تحديد المرافقين

  • تعبئة النماذج والتعهدات

  • الحصول على إخلاء الطرف

  • الحصول على أمر الإركاب

 

وينبغي أن يعلم المبتعث أن تحديد موعد السفر مهم جداً ، حيث يترتب عليه إصدار القرار التنفيذي

للابتعاث، وإذا صدر القرار فلا بد من السفر إلى مقر الدراسة قبل مرور ثلاثة أشهر من تاريخ صدوره أو

التاريخ المحدد بالقرار، فإن لم يصل المبتعث إلى مقر الدراسة خلال الثلاثة الأشهر يعتبر القرار لاغياً .

وقد نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على : " يتم سفر المبتعث

إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته

بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار " .

          ولذلك فإن إدارة الإبتعاث بالجامعة لا تقوم بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث إلا في حدود

اسبوع من موعد السفر الذي يحدده المبتعث بناءً على تاريخ بدء الدراسة الموضح في خطاب القبول ،

حيث يقوم الموظف المختص بالإدارة بإستكمال كافة الإجراءات المتعلقة بإصدار القرار التنفيذي

للابتعاث وتزويد الجهات المختصة بصورة من هذا القرار بما في ذلك الملحقية الثقافية في بلد

الابتعاث.